Vervanging

Overheidsorganisaties kunnen hun archiefbescheiden vervangen door reproducties, bijvoorbeeld door hun papieren archief te scannen en het papieren exemplaar te vernietigen. Dit kan handig zijn om te voorkomen dat het archief deels uit papier en deels uit digitale bestanden bestaat. Wanneer over hetzelfde onderwerp tegelijkertijd digitaal en papieren archief gevormd wordt kunnen versieproblemen, hiaten en overlappingen in de informatie ontstaan. Aan vervanging zijn voorwaarden verbonden.

Voorschriften

Wanneer archiefbescheiden vervangen worden geldt de reproductie als origineel, zodra het vervangen document is vernietigd. Het vervangende exemplaar valt dan onder dezelfde wet- en regelgeving als het exemplaar dat het vervangt. Vervanging mag alleen volgens van tevoren opgestelde regels en procedures gebeuren. In artikel 7 van de Archiefwet en in het Archiefbesluit 1995 (artikelen 2, 6 en 8) zijn voorschriften over de vervanging van archiefbescheiden opgenomen. In artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 is vastgelegd dat hierbij geen verlies van informatie mag optreden. Denk hierbij ook aan informatie die je uit de fysieke kenmerken van de archiefbescheiden kunt opmaken. De eisen uit wet en besluit nader uitgewerkt in de artikelen 26a en26b van de Archiefregeling.

Vervangingsbesluit

Vervanging is alleen toegestaan nadat een formeel vervangingsbesluit is genomen door de zorgdrager, te weten het dagelijks bestuur van het bevoegde overheidsorgaan, zoals burgemeester en wethouders, dijkgraaf en hoogheemraden, gedeputeerden of het dagelijks bestuur van een waterschap of gemeenschappelijke regeling. Vanwege de onomkeerbaarheid van vervanging is toetsing door de interne toezichthouder, hoewel niet wettelijk verplicht, wel zeer aan te bevelen. In het geval van een vervanging van te bewaren bescheiden geldt hetzelfde voor de consultatie van de toekomstige beheerder van de archiefbescheiden, met name bij het opstellen van de verklaring van vervanging.

Nadat het vervangingsbesluit is genomen en gepubliceerd kan een zorgdrager pas ertoe overgaan de vervangen papieren archieven te vernietigen.