Vernietiging

Vernietiging

Overheidsorganisaties vallen onder de Archiefwet, die voorschrijft dat informatie op tijd en op de juiste manier vernietigd moet worden. Wanneer dit niet gebeurt kunnen archieven onoverzichtelijk en ontoegankelijk worden, wordt mogelijk privacygevoelige informatie onnodig lang bewaard, betaalt de organisatie onnodig voor het bewaren en beheren van de informatie. Behalve de Archiefwet schrijven ook andere wetten in ons land de vernietiging of verwijdering van informatie voor.

Vernietiging is dus belangrijk en verplicht, maar moet wel volgens vastgestelde regels gebeuren.  

Selectielijst

In een zogenaamde selectielijst legt een zorgdrager vast hoe lang informatie bewaard moet blijven en wanneer deze vernietigd moet worden. Deze selectielijst wordt door de minister vastgesteld en daar kan niet van afgeweken worden. Zo is de burger ervan verzekerd dat de overheid gegevens niet langer bewaart dan is afgesproken, maar kan ook worden achterhaald of gegevens terecht of onterecht zijn vernietigd. In een selectielijst wordt per categorie archiefbescheiden aangegeven hoe lang de bewaartermijn ervan is. Is de bewaartermijn verstreken, dan is de overheidsorganisatie verplicht om ervoor te zorgen dat de betreffende informatie vernietigd wordt en op geen enkele manier te reconstrueren is. Bij digitale informatie moet niet alleen het originele bestand vernietigd worden, maar moet de betreffende informatie, waaronder de metadata ook uit back-ups en mogelijke andere informatiebronnen verwijderd worden.

Vernietigingslijst

Voordat een overheidsorganisatie archiefbescheiden vernietigt, moet ze eerst een voorstel voor vernietiging opstellen en deze ter goedkeuring voorleggen aan de eigen archivaris of, als deze niet is aangesteld, de gemeente-, waterschaps- of provinciesecretaris. Zo wordt voorkomen dat archiefbescheiden ten onrechte of op het verkeerde moment worden vernietigd. Nadat de vernietiging heeft plaatsgevonden wordt een verklaring van vernietiging opgesteld en bewaard.

Hotspotmonitor

In bijzondere gevallen is het wenselijk om informatie toch uit te zonderen van vernietiging en voor de eeuwigheid te bewaren. Deze uitzonderingsgevallen moeten in de selectielijst van een overheidsorgaan worden benoemd. Daarnaast kan informatie worden van vernietiging worden uitgesloten indien het door middel van een hotspotmonitor als zogenaamde 'hotspot' aangemerkt wordt. Dit doet zich voor bij belangrijke gebeurtenissen met veel impact op politiek en maatschappij. In deze gevallen dient een Strategisch Informatie Overleg van het overheidsorgaan te bepalen en vast te leggen welke belangrijke onderwerpen of gebeurtenissen op een hotspotlijst komen. Is een hotspot eenmaal benoemd, dan wordt zoveel mogelijk informatie al direct na het moment van ontstaan veiliggesteld en bewaard.

Nuttige links en downloads

Website Nationaal Archief - kennisbank vastgestelde selectielijsten

Website Stadsarchief Amsterdam - selectie

Website Inspectie Overheidsinformatie en erfgoed

Provisa - selectielijst voor provincies
(NB de provisa website is tijdelijk buiten gebruik, u wordt doorgelinkt naar de selectielijsten bij het Nationaal Archief)