Ordening
In artikel 3 van de Archiefwet 1995 is bepaald dat (papieren en digitale) archiefbescheiden ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ moeten worden bewaard. In hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is concreter uitgewerkt waar in dit verband bij 'geordende en toegankelijke staat' moet worden gedacht.
Kwaliteitssysteem
De wetgever begint in artikel 16 van de Archiefregeling met de eis dat een kwaliteitssysteem moet worden opgesteld waaraan het beheer van de archiefbescheiden kan worden getoetst. Om archiefbescheiden te kunnen beheren is minimaal een bestandsoverzicht nodig. Een bestandsoverzicht geeft aan welke bestanddelen worden beheerd en waar deze zich bevinden.
Metadatering
Het terugvinden van informatie is één. Weten dat je de juiste informatie in de juiste context hebt gevonden is een heel ander verhaal. Om de context goed vast te leggen moeten bij archiefbescheiden metagegevens op verschillende niveaus vastgelegd worden. Hiervoor is een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vereist. Deze gegevens waarborgen de toegang op en de authenticiteit van de bescheiden. Een veelgebruikte indeling voor lagere overheden is het Toepassingsprofiel metadatering lagere overheden (TMLO). Voor digitale archiefbescheiden gelden aanvullende eisen ten aanzien van de metagegevens, de vastlegging van functionele eisen, de leesbaarheid en de eventuele conversie, migratie of emulatie. Bestandsformaten dienen zoveel mogelijk te voldoen aan open standaarden en moeten valideerbaar en gedocumenteerd zijn.
Toegankelijkheid
Tot voor kort werden alle permanent te bewaren archieven toegankelijk gemaakt door middel van klassieke, beschrijvende inventarissen. Aangezien er nog steeds papieren archieven worden overgebracht wordt deze methode nog regelmatig toegepast. Voor de inventarisatie van digitale archieven zijn de internationale norm ISAD(G) en uitwisselingsstandaard EAD de norm.
