Lopai

Hoe zorg je ervoor dat archief eeuwenlang goed blijft?

Wat is nou een goede, geordende en toegankelijke staat?

Overgaan van papier naar digitaal? Neem een vervangingsbesluit!

Vernietiging vraagt om waarderen en weg is ook echt weg

Wat er zoal komt kijken bij het bewaren van informatie

Voor een onafhankelijke beoordeling van commerciële archiefopslag

Praktische hulp bij het vormgeven van informatie- en archiefbeheer

Welkom bij

LOPAI is de vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Op onze website kunnen 'toezichtontvangers' informatie vinden over de verschillende aspecten van informatie- en archiefbeheer. Aan de hand van publicaties, verwijzingen naar websites en handreikingen kunnen overheidsorganen invulling geven aan de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor hun informatie- en archiefbeheer.

Selectielijst e-mailbewaring voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 gepubliceerd

Vanaf 1 januari 2024 wordt implementeren van de Selectielijst e-mailbewaring verplicht voor de gemeenten en intergemeentelijke organen die zich hebben aangesloten bij de Selectielijst. Gemeenten die op zoek zijn naar informatie over de implementatie kunnen terecht bij het programma Grip op informatie van de VNG. De Selectielijst biedt een oplossing voor gemeenten die moeite hebben met het archiveren van e-mail en is opgesteld volgens de zogenoemde Capstone-methodiek. Dit betekent dat van sleutelfiguren alle e-mailberichten permanent bewaard worden. E-mailberichten van overige functionarissen worden na 7 jaar vernietigd. Er zijn ook termijnen aangegeven voor e-mail uit gedeelde en geautomatiseerde functionele e-mailboxen.

Nieuwe Handreiking archiefbeheer samenwerkingsverbanden

Op 30 november 2021 is de geactualiseerde Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden gepubliceerd (voorheen Handreiking Verbonden Partijen). De handreiking biedt houvast voor te maken afspraken tussen partijen in een samenwerkingsverband op het gebied van informatie- en archiefbeheer. De handreiking is tot stand gekomen in een samenwerking tussen Lopai, KIA en KVAN en kan de komende tijd nog verder aangescherpt worden. De handreiking is te vinden onder Modellen en Handreikingen.

Nieuwe selectielijst Provinciale organen gepubliceerd

Op 28 juli 2020 is de ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen’ van kracht geworden. Het vaststellingsbesluit is te vinden in Staatscourant 2020, 39934 en de gepubliceerde selectielijst op de site van het Nationaal Archief. Tegelijkertijd trad ook de ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van de commissaris van de Koning als rijksorgaan’ in werking. Hiervan is de vaststelling te vinden in de Staatscourant 2020, 39938 en de gepubliceerde selectielijst zelf op de site van het Nationaal Archief. Zie produkt 'Vernietiging'.

Nieuwe selectielijst gemeenten en intergemeentelijke instanties gepubliceerd

Op 26 februari 2020 is de geactualiseerde vernietigingslijst voor gemeenten en intergemeentelijke overheidsorganen gepubliceerd. Deze nieuwe lijst is geldig voor archiefbescheiden vanaf 1 januari 2020.

Nieuwe wettenkaart gepubliceerd

Tijdens een KIA platform bijeenkomst op 12 november 2019 in Den Haag is een handig overzicht gepresenteerd van de meest van toepassing zijnde wetgeving van dit moment op het gebied van archieven.

Definitieve versie 2.0 van RODIN is uit

Met behulp van het toetsinstrument RODIN (Referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer) kan op relatief simpele wijze inzicht worden gekregen in de vraag: zijn wij als gemeente of andere overheid klaar voor digitaal archiveren? En zo niet: wat moet er dan nog gebeuren?