Vernietiging: veelgestelde vragen

• Ik heb altijd de gemeentelijke stukken geselecteerd volgens de selectielijst. In 2005 is een nieuwe selectielijst van kracht geworden, die ik sindsdien hanteer. Heeft dit nog gevolgen voor de selectie van voor die tijd?
  
  
• Wat zijn de mogelijkheden om af te wijken van de in de selectielijst voorgeschreven termijnen?
  
  
• Hoe wordt omgegaan met de selectie van digitale kopieën van archiefstukken?
  
  

Ik heb altijd de gemeentelijke stukken geselecteerd volgens de selectielijst. In 2005 is een nieuwe selectielijst van kracht geworden, die ik sindsdien hanteer. Heeft dit nog gevolgen voor de selectie van voor die tijd?

Ja, de nieuwe selectielijst geldt voor alle stukken vanaf 1 januari 1996. Het kan zijn dat de termijnen zijn veranderd en dat moet bij de stukken die al waren geselecteerd in de periode tot de veststelling van de nieuwe lijst worden gecontroleerd.

Wat zijn de mogelijkheden om af te wijken van de in de selectielijst voorgeschreven termijnen?

De inleiding bij de selectielijst geeft hierop antwoord: zie paragraaf 1.4 en 1.5. Als vuistregel kan worden gehanteerd, dat uitzonderingen mogelijk zijn als de bijbehorende bedrijfsprocessen nog niet zijn afgerond, er plaatselijk bijzondere omstandigheden bestaan of het historisch belang van de stukken zich tegen vernietiging verzet.

Hoe wordt omgegaan met de selectie van digitale kopieën van archiefstukken?

Wanneer het gaat om verplichte vernietiging na een vastgestelde periode, mag de informatie niet op kopieën alsnog bewaard blijven. De vernietigingsplicht is met name een principieel punt waar het persoongebonden gegevens betreft. Een burger mag ervan verzekerd zijn dat de overheid gegevens niet langer dan afgesproken bewaart. Bij digitale bestanden geldt dit niet alleen voor de scans van originelen, maar ook voor de back-ups waar deze informatie nog op te vinden is.