Vervanging: berichten

Toelichting beleidsregel vervanging archiefbescheiden

15 mei 2008

De provincie Noord-Brabant heeft na de vaststelling van de beleidsregel voor vervanging van archiefbescheiden op 28 februari 2008 een brochure uitgegeven. Daarin zijn, naast de volledige tekst van de beleidsregel, ook een inleiding en antwoorden op veel gestelde vragen opgenomen. De brochure is via de downloads van deze rubriek beschikbaar.

Beleidsregels voor digitale vervanging archiefbescheiden

13 februari 2008

Op 31 januari 2008 is de nieuwe, door het Nationaal Archief ontwikkelde beleidsregel van kracht geworden. Hierin wordt het wettelijk kader vastgelegd voor archiefbescheiden die naar een rijksarchiefbewaarplaats zullen worden overgebracht, dus voor alle organen die behoren tot de centrale overheid en de provincies. Namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wordt voor de archiefbescheiden die zij willen vervangen een machtiging afgegeven door het Nationaal Archief.

Een aanvraag voor een machtiging moet worden gericht aan:
De algemene rijksarchivaris
p/a het Nationaal Archief
Afdeling Selectie & Acquisitie
Postbus 90520
2509 LM Den Haag

Zie voor verdere informatie en de tekst van de beleidsregel op de
website van het Nationaal Archief (link opent in nieuw venster).

Gemeenten en waterschappen moeten een machtiging aanvragen bij hun provinciaal bestuur. Hiervoor is de door LOPAI ontwikkelde beleidsregel (zie downloads) het uitgangspunt. Over het afstemmen van de beide beleidsregels is vooraf overleg gevoerd met het Nationaal Archief.

De beleidsregel van LOPAI heeft een bredere strekking gekregen dan die van het Rijk. Zo is er geen beperking tot archiefbescheiden in de dynamische fase, is de oude beleidsregel voor vervanging door microfilms erin verwerkt en zijn modellen en een checklist voor de aanvrager toegevoegd.
Informeert u bij de inspectie of deze beleidsregel al is vastgesteld in uw eigen provincie.

Definitieve versie beleidsregel vervanging

15 november 2007

Inmiddels is de definitieve versie van de beleidsregel gereed gekomen. Behalve de vervanging door digitalisering is hierin ook de bestaande beleidsregel voor vervanging op microfilm opgenomen, zodat de oude beleidsregel tegelijk kan worden vervangen.
De komende tijd zullen de provincies ieder afzonderlijk besluiten over het vaststellen van de nieuwe beleidsregel, waarna deze in de praktijk bindend zal zijn. Door de tekst beschikbaar te stellen kunnen alle betrokken partijen nu al rekening houden met deze voorschriften. U kunt de tekst vinden bij de downloads van deze rubriek.

Digitale vervanging en de provinciale archiefinspectie

31 juli 2007

De afgelopen maanden is ons gebleken dat er onduidelijkheden zijn over het standpunt van de provinciale archiefinspecteurs ten aanzien van digitale vervanging van permanent te bewaren archiefstukken. Hoewel het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) lange tijd principieel tegen digitale vervanging is geweest, hebben we verleden jaar ons standpunt herzien en achter de schermen hard gewerkt aan een nieuwe Beleidsregel digitale vervanging. Hiervan zijn verschillende concept-versies de afgelopen maanden ter commentaar voorgelegd aan archivarissen, DIV-ers, het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie.

De beleidsregel wordt een beknopte regel, waarin alleen eisen aan de vervanging zelf en niet aan de beheersomgeving gesteld worden. De verwachting is dat de definitieve versie voor het eind van 2007 gereed is en dan zo snel mogelijk zal worden vastgesteld door de provinciebesturen.
Voor die tijd kunnen lokale overheden natuurlijk wel al machtigingsverzoeken indienen. Binnen het LOPAI is afgesproken dat deze dan beoordeeld zullen worden aan de hand van de concept-beleidsregel. Overigens is begin dit jaar het eerste officiële machtigingsverzoek ontvangen en in behandeling genomen.
Tegelijkertijd met het afronden van de beleidsregel werkt het LOPAI in samenwerking met anderen aan instrumenten om een organisatie die volledig digitaal werkt te inspecteren en om een digitaal depot (e-depot) te inspecteren. Te zijner tijd zullen wij uitgebreid aandacht besteden aan de definitieve beleidsregel en inspectie-instrumenten.

Ingmar Koch, Provinciale archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg
Fred Schoonheim, Provinciale archiefinspectie Utrecht

Herziene beleidsregel substitutie

29 juni 2005

Als gevolg van de evaluatie van de uitvoeringsregelingen van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, welke door de staatssecretaris van Cultuur en wetenschappen in december 2004 is gestart, zijn in de door LOPAI uitgegeven beleidsregel over substitutie enkele fouten aan het licht gekomen. Deze is te vinden in de brochure Duurzaamheid van gegevensdragers in overheidsarchieven. Ten onrechte is geen onderscheid gemaakt tussen hoog-contrastverfilming en laag-contrastverfilming. Gezien de aard van het te vervangen materiaal zal er in de meeste gevallen met laag contrast worden verfilmd. De in de paragraaf Scherpte genoemde Quality Index daarbij is 8.
De meest actuele reeks technische voorschriften is te vinden in de Richtlijnen preservation microfilming Metamorfoze, van het gelijknamige bureau, onderdeel van de Koninklijke Bibliotheek te 's Gravenhage. Behalve in gedrukte vorm zijn de Richtlijnen ook van de website www.kb.nl te downloaden.
De toepassing van deze Richtlijnen naast deze beleidsregel wordt nadrukkelijk aanbevolen.