Overbrenging: veelgestelde vragen

• Hoe regel ik de overdracht van mijn digitale archiefbescheiden?
  
  
• Waar moet ik aan denken als het gaat om openbaarheidsbeperking bij de overdracht van archieven?
  
  
• Moeten alle archieven in zuurvrij materiaal zijn verpakt bij overdracht?
  
  

Hoe regel ik de overdracht van mijn digitale archiefbescheiden?

In principe gelden dezelfde voorschriften als bij papieren archieven: een verklaring van overdracht met specificatie en de (eventuele) beperkende regels ten aanzien van de openbaarheid.
In de praktijk zal nog niet vaak een fysieke overdracht plaatsvinden door het ontbreken van een afzonderlijk e-depot. Zorg er daarom voor dat overgedragen informatie in uw “levende” systeem blijft in afwachting van een e-depot. Zonder het van de overige informatie af door middel van metadata, zodat raadpleging als afzonderlijk onderdeel mogelijk wordt. Regel de toegang voor het publiek tot dit onderdeel van uw systeem.
Wanneer wordt besloten tot migratie van een systeem dat ook overgedragen informatie bevat, zou voor dat deel een afzonderlijke analyse van de integriteit, volledigheid, functionaliteit en toegankelijkheid moeten worden gemaakt. Dit geldt weliswaar voor de totale migratie (zie de LOPAI-brochure over duurzaamheid, paragraaf 3.2), maar kent voor een openbaar onderdeel meer eisen. Zo moet het publiek dezelfde informatie op gelijke wijze kunnen vinden in het nieuwe systeem en zal ook andere gebruiksinformatie moeten worden geconverteerd.

Waar moet ik aan denken als het gaat om openbaarheidsbeperking bij de overdracht van archieven?

Omdat overgebrachte archieven in beginsel openbaar zijn, moeten o.a. maatregelen ter bescherming van de privacy van nog levende personen, ter voorkoming van onevenredige bevoor- of benadeling van (rechts)personen of ter bescherming van de Staat worden genomen. De beperking mag ten hoogste voor 75 jaar gelden. Voor een langere termijn moet toestemming worden gevraagd, meestal bij Gedeputeerde Staten.
De openbaarheidsbeperkingen dienen in de verklaring van overdracht te worden gespecificeerd. De Wet bescherming persoonsgegevens blijft van kracht als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens, maar dat zal gewoonlijk in een gebruikers- of bezoekersreglement opgenomen worden.

Moeten alle archieven in zuurvrij materiaal zijn verpakt bij overdracht?

Ja, uw archieven moeten voldoen aan de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Met name na overdracht, wanneer er soms langere tijd niet meer naar de archieven wordt omgekeken, is een goede materiële verzorging van groot belang.