Duurzaamheid: berichten

Eerste exemplaar checklist eDepot aangeboden aan Martin Berendse

4 juni 2008

Vanmiddag heeft het LOPAI het eerste exemplaar van ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, aangeboden aan directeur Martin Berendse van het Nationaal Archief. Het is de eerste keer, dat voor het Nederlandse archiefwezen een toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, het zogenaamde eDepot, is uitgewerkt.

Steeds meer overheden richten hun werkprocessen digitaal in, inclusief archivering. Zo komen er steeds meer digitale archieven die lang, zelfs eeuwig bewaard moeten blijven. Er bestaat daarvoor nog geen wettelijke regeling, zoals die wel bestaat voor analoge archieven en hun stenen archiefbewaarplaatsen. In Nederland zijn het Gemeentearchief Rotterdam, het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek (voor boeken en publicaties) en de Justitiële Informatiedienst (JustID) voortrekkers wat betreft de opbouw van eDepots, maar het denken hierover is nog volop in ontwikkeling. Het LOPAI hoopt met ED3 niet alleen een toetsingskader voor zichzelf, maar ook een instrument voor alle archiefdiensten in Nederland te hebben gemaakt, dat helpt een eDepot vorm te geven.

De checklist is gebaseerd op internationale kaders als de standaard OAIS en de al bestaande checklist TRAC. Bij het opstellen van de checklist is intensief samengewerkt met Het Expertise Centrum, dat kennis leverde vanuit de ICT-hoek. Op het concept is uitvoerig commentaar geleverd vanuit het archiefwezen en dit is zoveel mogelijk verwerkt in het eindproduct.

"Archiefwezen, documentaire informatievoorziening en ICT zullen nauw moeten blijven samenwerken bij de opbouw en uitwerking van eDepots. Het LOPAI is zeer geïnteresseerd in de ervaringen met ED3 in de praktijk, die moeten helpen bij de verdere ontwikkeling ervan," Zegt Marianne Loef, voorzitter van het LOPAI. "Zo kan ED3, samen met onder andere de Baseline van de rijksoverheid, NEN-normen en de nieuwe versie van de drie ministeriële regelingen, een bouwsteen worden voor een integrale visie op de beheersomgeving van digitale archieven gedurende hun hele levenscyclus."

... Download de Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) (PDF; 280Kb; nieuw venster)

Eindrapportage inktschade burgerlijke stand

10 december 2007

Bij ongeveer 68% van de onderzochte akten is schade geconstateerd. In een kwart van de gevallen was dit zo ernstig, dat er bijna geen kopieën meer van te maken zijn. Omdat bijna driekwart van alle (voormalige) gemeenten in het onderzoek meegenomen werden, mag worden gesteld dat veruit de meeste gemeenten hiermee te maken hebben.
Helaas heeft men niet kunnen achterhalen of er sprake is van een voortgaand proces van verval. Geadviseerd wordt om via de VNG te proberen om maatregelen voor het behoud van de leesbaarheid van de akten en ook mogelijke conserveringsacties te coördineren.

... Download de Eindrapportage inktschade burgerlijke stand (PDF; 134Kb; nieuw venster)

Persbericht NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur

2 juli 2007

De NEN-normcommissie Informatie- en Archiefmanagement heeft haar eerste ontwerpnorm gepubliceerd, 'Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur', de NEN 2082.

Deze nieuwe norm is gebaseerd op zowel ReMANO 2004 als op het Kernmodel versie 1 uit 2003 van het interdepartementale samenwerkingsverband InterLAB. De nieuwe norm richt zich op functionaliteit voor RM in applicaties die primaire bedrijfsprocessen ondersteunen of op zichzelf staande RM-applicaties. De nieuwe norm sluit goed aan op de visie dat digitale informatievoorziening integraal moet worden benaderd door de vele spelers op dit gebied. De norm moet de uitwisselbaarheid van RM-metagegevens en archiefbescheiden bevorderen tussen verschillende applicaties en organisaties. Ook benoemt de norm de minimumfunctionaliteit in bedrijfsapplicaties en RMA's en geeft de standaardfunctionaliteit aan voor organisaties in Nederland. Verder zijn in de norm de eisen verwerkt uit NEN ISO 15489:2001 'Informatie- en archiefmanagement' en NEN ISO 23081:2006 'Processen voor informatie- en archiefmanagement - Meta-gegevens voor archiefbescheiden'.
Het normontwerp ligt tot uiterlijk 1 januari 2008 extern voor commentaar, en kan worden besteld via NEN.nl. Belangstellenden kunnen tijdens deze periode kennisnemen van de toekomstige norm, deze toetsen aan de praktijk en commentaar leveren.

Commentaar moet worden aangeleverd met een formulier, aan te vragen bij en te retouneren aan Cher Bouwer, Cher.Bouwer@nen.nl. De normcommissie Informatie- en archiefmanaagement beslist of en op welke wijze de commentaren verwerkt worden.