Toezicht op zorg

Toezicht op de archiefzorg is een vorm van interbestuurlijke toezicht. Gedeputeerde staten van een provincie zijn belast met het toezicht op de zorg voor archieven van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en regionale politiekorpsen. Zij kunnen de bestuurders van deze overheidsorganisaties (de zorgdragers) aanspreken op hun bestuurlijke verantwoordelijkheden op dat terrein.

Bij de uitvoering van dit toezicht wordt gekeken of het bestuur zorgt voor goede randvoorwaarden. Daarbij valt te denken aan voldoende en gekwalificeerd personeel, voldoende budget voor archiefbeheer en deugdelijke ruimten voor het bewaren van archieven.

De provinciale archiefinspecteurs, vaak bijgestaan door medewerkers, zijn gemandateerd om dit toezicht in de praktijk uit te oefenen en zij rapporteren daarover aan gedeputeerde staten. Als er sprake is van overtreding van een voorschrift, kan in het uiterste geval door gedeputeerde staten besloten worden tot het uitoefenen van bestuursdwang. Daarvan bestaan twee vormen. De eerste is het ongedaan maken van de overtreding of het laten uitvoeren van de werkzaamheden op kosten van het bestuur dat nalatig is geweest. De tweede is het opleggen van een last onder dwangsom aan het nalatige bestuur voor elke te bepalen periode dat geen actie wordt ondernomen om de nalatigheid te herstellen. Het is hierbij van belang, dat gedeputeerde staten ook toezicht uitoefenen op de financiën van gemeenten en waterschappen en daarin zo nodig kunnen ingrijpen.